A. Sterling Talent Solutions helps more than 20,000 customers across the globe hire and retain the best people. From small local businesses to Fortune 100 and FTSE 100 companies, they deliver over 20 million background checks annually with confidence, efficiency, and compliance. Sterling’s customers leverage its services to protect their brands, assets, and employees around the world. Visit pages.sterlingbackcheck.ca for more info.
A. The results of Sterling Talent Solutions criminal record checks are obtained from Canadian Police services that have access to the National Police Services systems. Sterling Talent Solutions partners with several police agencies across Canada to conduct criminal record checks through jointly executed and approved agreements with these police agencies and the Royal Canadian Mounted Police (RCMP). The processes used to conduct these checks are prescribed by the RCMP’s Dissemination of Criminal Record Information policy. All agreements used to support the processes have been reviewed and approved by the RCMP’s Canadian Police Information Centre (CPIC) and the Canadian Criminal Real Time Identification Services (CCRTIS). Additionally, Section 18 of the Dissemination of Criminal Record Information policy sets out the accreditation standards that a third party is required to meet before entering in any such agreement with a Canadian police service. Sterling Talent Solutions meets or exceeds those accreditation standards.
A. Sterling Talent Solutions is the name of the company, while myBackCheck.com is the name of its software platform specifically developed to address the needs of sport organizations, non-profits, and individuals who would like to order their own Criminal Record Check online and receive a secure, electronic copy to share with additional organizations for no additional cost.
A. The process of verifying whether or not a candidate has a criminal record is broadly described as a criminal record check. However, other names such as police record check or background check are often used interchangeably. The term criminal record check is also often used to describe processes that do MORE than verify the existence of a criminal record. The graph below identifies the name of common checks that can be performed in Canada. Again, these names may vary across the country. It is a good idea to familiarize yourself with WHAT the check will encompass, and therefore pay attention to the database under review (column 1). More information on which type of check is right for your organization can be found further down in this FAQ.
| Database / Check name | Canadian Criminal Record Check | Enhanced Police Information Check (E-PIC) | Vulnerable Sector Verification (VSV) |
|---|---|---|---|
| National Repository of Criminal Records in Canada | ✓ | ✓ | ✓ |
| Local Police Information within multiple databanks | ✓ | ✓ | |
| Pardoned Sex Offender Database | ✓ |
A. The requesting organization will ultimately decide what kind of criminal record check a candidate needs. This will depend on the scope of their involvement with the organization.
A. The Enhanced Police Information Check (E-PIC). An E-PIC combines a search of the National Repository of Criminal Records in Canada and a search of local police information within multiple databanks. An E-PIC goes beyond a Canadian criminal record check by including searches of local police information that can discover additional conviction and selected non-conviction information which may be relevant to the screening process. Additional information that may be discovered through this in-depth search includes:
The E-PIC does not include a search of the Pardoned Sex Offender Database.
A. As part of a comprehensive screening process, an E-PIC assists organizations in determining whether an individual who otherwise appears to be a fit for their organization has past criminality that may be relevant to the position. An E-PIC helps to ensure that all sport and recreation participants are interacting with people that do not have a history of negative behaviour.
A. All coaches, officials, administrators, course facilitators, chaperones and volunteers should get an E-PIC, as per your organization’s screening policies. Even if your organization does not require background screening or if you are an independent contractor, you are strongly encouraged to conduct a background check every 1-3 years to show your commitment to the safety and well-being of the communities that you serve.
A. The cost of an Enhanced Police Information Check is $25 (plus applicable taxes) per applicant per E-PIC; a preferred rate offered exclusively through the agreement set out by the CAC and Sterling Talent Solutions.
A. The E-PIC features an online, secure, and convenient process which will provide results back in one business day. Results can be simultaneously returned to the coach’s personal account and to the appropriate person at the requesting sport organization, as per your preferences. An individual creates their online account securely, provides consent to the search, and verifies their identity online. Once submitted, their results will be returned within one business day.
Step by Step:
A. After your identity is confirmed, results are provided within one (1) business day.
A. Results are automatically sent to the requesting organization when you go through their landing page or accept their email invitation. If you want to share with more than one organization, log into your myBackCheck.com account, click to view the result of your Criminal Record Check and follow the prompts on the right side of the screen to find your organization. If you cannot find your organization listed you can also invite them to join and view your result for free.
A. Identity verification is required for all criminal record checks in Canada as per federal policy. Sterling Talent Solutions provides you with electronic and physical ID verification options along with detailed instructions as you complete your check online. Once your identity verification is complete and received, your check will be processed within one business day.
A. 90% of candidates will be able to verify their ID online successfully. The remaining 10% must proceed with ID verification at any Canada Post office, or as determined by your organization. If you find yourself in the 10% of unsuccessful candidates, it could mean TransUnion was unable to locate your credit file based on the information provided, or was unable to confirm your identity based on your responses to the questions. This process is not a credit check and does not impact your credit rating in any way.
A. If you are unsuccessful in authenticating your ID online, you have two options for physical ID verification. You can have your ID witnessed by a designated member of the requesting sport organization, or at any Canada Post office. Some sport organizations may not have a local representative in place to verify your ID, so Canada Post may be the only option. This process is the same that police stations must follow, but should be more convenient with over 5,000 locations across the country open during extended business hours, including weekends.
A. To view the results or progress of your E-PIC, visit www.mybackcheck.com and log in on the left side using your username and password that you obtained when completing your forms online.
A. To view the results or progress of your E-PIC, visit www.mybackcheck.com and log in on the left side using your username and password that you obtained when completing your forms online.
A. Validity requirements are set by the requesting organization. Any criminal record check is valid as of the day the search is completed. As such, it is the responsibility of the requesting organization to determine if they will accept a check as valid based on its date of issue. For example, many organizations have determined that a check completed within the past six (6) months will be accepted as valid. Anything older than six (6) months will not be accepted and the individual would be asked to complete a new check.
A. Renewal requirements are set by the requesting organization. Please refer to your sport organization’s screening policy to determine when a renewal is required. Most Sterling Talent Solutions clients ask their staff and volunteers to renew their checks every 1-3 years depending on their role within the organization
A. Candidates can go through the designated Tennis in Canada landing page (available on your PTA website or the TPA website) and follow the same instructions as in creating a new account. If they already have a myBackCheck.com account, they can reuse their existing account to complete a new E-PIC.
A. For any questions relating to its services, coaches are encouraged to contact Sterling’s customer support team at support@mybackcheck.com or call 1-877-455-6730.
A. A VSV is a specific process that is outlined in the Criminal Records Act. The process will include a search of the National Repository of Criminal Records in Canada, of local police information within multiple databanks, and of the Pardoned Sex Offender Database. The applicant experience during the VSV process will vary by jurisdiction in terms of cost, wait times, and even whether the police service will agree to conduct the search.
A. The Pardoned Sex Offender Database is a small subset of the National Repository of Criminal Records specific to approximately 13,000 individuals who have received a record suspension (formerly a pardon) for a sexually-based offence. Information from this holding may only be disclosed as a result of a completed VSV. If a record is found, the Minister of Public Safety decides if the record will be disclosed.
A. The requesting organization will ultimately decide whether or not a candidate needs a VSV. Opting to get a VSV will be based on the need to search for a pardoned sexual offence. This is the only additional search included in the VSV that is not in the E-PIC. If a candidate is working with a vulnerable sector (i.e. children, the elderly, or people with disabilities) they might need a VSV to search for pardoned sexual offenses. However, organizations are encouraged to review their current VSV requirements, and the following general guidelines should be considered:
A. As per prevailing policy in Canada, only your local police service can conduct a VSV.
A. For any questions relating to its services, coaches are encouraged to contact Sterling’s customer support team at support@mybackcheck.com or call 1-877-455-6730.
A. Information about International Police Record Screening can be accessed by contacting Sterling Talent Solutions.
Iain Murray | NATIONAL SALES EXECUTIVE
Cell: 604.789.7131 | Direct Number: 604.455.5614 | Toll Free Number: 1-866-455-5840
Iain.Murray@sterlingts.com | pages.sterlingbackcheck.ca
Delivery time and costs vary depending on from which country the information is requested.
A. To register a Club or tennis organization with an account under the Tennis in Canada umbrella, and receive the preferred rate of $25 (+ tax), complete the online account setup form. Sterling Talent Solutions will be in touch within one business day to get you started.
Sterling Talent Solutions contact info for account setup:
Iain Murray | NATIONAL SALES EXECUTIVE
Cell: 604.789.7131 | Direct Number: 604.455.5614 | Toll Free Number: 1-866-455-5840
Iain.Murray@sterlingts.com | pages.sterlingbackcheck.ca
A. The partnership between Sterling Talent Solutions and CAC provides sport participants with the best possible pricing in the industry.
A. No. When your sport organization signed up for the program, your landing page was updated to provide the preferred rate of $25 (+ tax). All other details remained the same.
A. Participants (Coaches, volunteers etc) can get the preferred rate of $25 (+ tax) through the Tennis in Canada landing page accessible on the PTA and TPA websites.
A. Please email Sterling Talent Solutions at support@mybackcheck.com or call 1-877-455-6730.
R. Sterling Talent Solutions aide plus de 20 000 clients à travers le monde à embaucher et à retenir les meilleurs candidats et candidates. Que ce soit pour de petites entreprises locales ou des entreprises faisant partie du Fortune 100 ou du FTSE 100, Sterling Talent Solutions réalise plus de 20 millions de vérifications d’antécédents avec confiance, efficacité et justesse. Les clients de Sterling Talent Solutions utilisent ces services pour protéger leur marque, leurs biens et leurs employés et employées, partout dans le monde. Visitez www.backcheck.ca/fr pour des informations additionnelles.
R. Les résultats des vérifications de casiers judiciaires effectuées par Sterling Talent Solutions sont obtenus de services de police canadiens qui ont accès aux systèmes des Services nationaux de police. Sterling Talent Solutions collabore avec plusieurs services de police à travers le Canada pour effectuer des vérifications de casiers judiciaires en vertu d’ententes administrées et approuvées conjointement avec ces services de police et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Les procédures utilisées pour effectuer ces vérifications sont celles contenues dans la politique de Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires de la GRC. Toutes les ententes conclues en soutien à ces procédures ont été révisées et approuvées par le Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et les Services canadiens d’identification criminelle en temps réel (SCICTR) de la GRC. De plus, l’article 18 de la politique de Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires établit les normes d’accréditation auxquelles doivent se conformer les tiers fournisseurs avant de pouvoir conclure une entente avec un service de police canadien. Sterling Talent Solutions se conforme ou excède toutes ces normes d’accréditation.
R. Sterling Talent Solutions est le nom de la compagnie alors que myBackCheck.com est le nom de la plateforme logicielle développée spécifiquement pour répondre aux besoins des organisations sportives, des sociétés sans but lucratif et des individus qui souhaiteraient faire leur propre vérification de casier judiciaire en ligne et recevoir de façon sécuritaire une copie électronique qui peut être partagée avec d’autres organisations sans frais additionnels.
R. Le processus de vérification visant à déterminer si une personne possède un casier judiciaire est globalement décrit sous le nom de vérification de casier judiciaire. Toutefois, d’autres appellations telles vérification des dossiers de police ou vérification des antécédents, sont souvent utilisées indifféremment. L’appellation vérification de casier judiciaire est également souvent utilisée pour décrire les processus qui font DAVANTAGE que vérifier l’existence d’un casier judiciaire. Le tableau ci-dessous indique le nom de vérifications usuelles qui peuvent être effectuées au Canada. À noter que ces noms peuvent varier à travers le pays. Il est recommandé de se familiariser avec les ÉLÉMENTS de chaque vérification et d’être attentif aux bases de données consultées (colonne 1). Vous trouverez plus loin, dans cette foire aux questions, des informations quant au type de vérification qui vous convient.
| Base de données / Nom de la vérification | Vérification de casier judiciaire au Canada | Vérification améliorée des informations policières (E-PIC) | Vérification du secteur vulnérable (VSV) |
|---|---|---|---|
| Répertoire national des casiers judiciaires du Canada | ✓ | ✓ | ✓ |
| Informations de police locale dans plusieurs banques de données | ✓ | ✓ | |
| Base de données des délinquants sexuels réhabilités | ✓ |
R. L’organisation requérante déterminera en dernier lieu du type de vérification de casier judiciaire requis par l’individu. Ceci dépendra du rôle au sein de l’organisation.
R. Une vérification améliorée des informations policières (E-PIC – Enhanced Police Information Check). Le service E-PIC combine une recherche du répertoire national des casiers judiciaires du Canada et une recherche des informations de police locale dans plusieurs bases de données. Le service E-PIC va au-delà d’une vérification de casiers judiciaires canadiens en incluant des recherches d’informations de polices locales qui peuvent révéler des condamnations additionnelles et certaines informations non fondées sur une condamnation qui pourraient être pertinentes au processus de vérification. Les informations additionnelles qui peuvent être trouvées au moyen de cette recherche en profondeur comprennent :
Le service E-PIC ne comprend pas une recherche de la base de données des délinquants sexuels réhabilités.
R. En tant que partie d’un processus de vérification exhaustif, le service E-PIC aide les organisations à déterminer si un individu qui, à première vue, semble être convenable pour leur organisation, possède un dossier criminel qui pourrait être pertinent au poste convoité. Le service E-PIC aide à s’assurer que tous les participants et participantes en sport et loisir interagissent avec des personnes qui n’ont pas de passé recelant des comportements répréhensibles.
R. Tous les entraîneurs et entraîneuses, arbitres, gestionnaires, animateurs de stages, chaperons et bénévoles devraient demander une E-PIC afin de se conformer aux politiques de vérification de l’organisation. Même si votre organisation n’exige pas de vérification d’antécédents ou si vous être un travailleur autonome, nous vous encourageons fortement à procéder à une vérification d’antécédents tous les 1 à 3 ans afin de prouver votre engagement à assurer la sécurité et le bien-être de la collectivité dans laquelle vous travaillez.
R. Le coût d’une vérification améliorée des informations policières est de 25 $ (taxes applicables en sus) pour chaque demande de E-PIC; ce tarif préférentiel est offert exclusivement en vertu de l’entente conclue entre l’ACE et Sterling Talent Solutions.
R. Le service E-PIC offre un processus en ligne sécuritaire et pratique qui transmet les résultats en un jour ouvrable. Les résultats peuvent être transmis simultanément au compte personnel de l’entraîneur ou de l’entraîneuse et à la personne désignée de l’organisation sportive requérante, selon votre choix. Chaque personne crée son compte en ligne de façon sécuritaire, donne son consentement pour la recherche et vérifie son identité en ligne. Après avoir soumis ces informations, les résultats sont fournis en un jour ouvrable.
Étape par étape :
R. Dès la confirmation de votre identité, les résultats sont fournis en un (1) jour ouvrable.
R. Les résultats sont envoyés automatiquement à l’organisation requérante lorsque vous transitez par sa page d’accueil ou acceptez son invitation courriel. Si vous voulez partager les résultats avec plus d’une organisation, connectez-vous à votre compte myBackCheck.com, cliquez pour visionner le résultat de votre vérification de casier judiciaire et suivez les instructions à la droite de l’écran pour trouver votre organisation. Si vous ne trouvez pas votre organisation sur la liste, vous pouvez l’inviter à s’inscrire et consulter gratuitement votre résultat.
R. La vérification de l’identité est obligatoire pour toutes les vérifications de casier judiciaire au Canada, conformément à la politique fédérale. Des options de vérification d’identité électronique et physique vous sont proposées par Sterling Talent Solutions, en plus d’instructions détaillées lorsque vous complétez votre vérification en ligne. Lorsque votre vérification d’identité est faite et reçue, votre vérification sera effectuée en un jour ouvrable.
R. Environ 90 % des candidats et candidates peuvent vérifier leur identité avec succès en ligne. Les autres 10 % doivent procéder à leur vérification d’identité à un bureau de Postes Canada ou selon la politique de votre organisation. Si vous vous retrouvez parmi les 10 % de candidats ou candidates qui n’ont pas réussi, cela peut signifier que TransUnion a été incapable de localiser votre dossier de crédit selon l’information fournie ou a été incapable de confirmer votre identité selon vos réponses aux questions. Ce processus ne constitue pas une vérification de crédit et n’a aucune incidence sur votre cote de solvabilité.
R. Si vous ne réussissez pas à authentifier votre identification en ligne, vous avez deux options de vérification physique d’identité. Vous pouvez faire attester votre identité par un membre désigné de l’organisation sportive requérante ou à un bureau de Postes Canada. Certaines organisations sportives pourraient ne pas avoir de représentant local sur place pour vérifier votre identité et Postes Canada pourrait être votre seule option. Ce processus est identique à celui effectué à un poste de police, mais s’avèrera être plus pratique avec plus de 5 000 emplacements partout au pays, qui offrent des heures d’ouverture prolongées, y compris les week-ends.
R. Pour voir les résultats ou la progression de votre E-PIC, visitez www.mybackcheck.com et connectez-vous sur le côté gauche au moyen de votre nom d’utilisateur et du mot de passe que vous avez eu lorsque vous avez rempli les formulaires en ligne.
R. La période de validité est déterminée par l’organisation requérante. Toute vérification de casier judiciaire est valide en date de l’exécution de la recherche. Ainsi, c’est la responsabilité de l’organisation requérante de déterminer si la vérification est valide selon sa date de délivrance. Par exemple, plusieurs organisations ont déterminé qu’une vérification effectuée au cours des six (6) derniers mois sera considérée comme étant valide. Toute vérification faite au-delà de six (6) mois ne sera pas acceptée et l’individu devra effectuer une nouvelle vérification.
R. Les exigences quant au renouvellement sont établies par l’organisation requérante. Veuillez vous référer à la politique de vérification de votre organisation sportive pour déterminer le moment où un renouvellement est requis. La majorité des clients de Sterling Talent Solutions demandent aux membres de leur personnel et aux bénévoles de renouveler leur vérification entre un et trois ans selon leur fonction au sein de l’organisation.
R. Les candidats peuvent accéder à la page d’accueil du Tennis au Canada (accessible sur le site Web de l’association provinciale de tennis ou celui de l’l’APT) et suivre les mêmes directives que lors de l’ouverture d’un compte. Ils peuvent utiliser leur compte existant pour demander une nouvelle E-PIC.
R. Pour toute question concernant ses services, les entraîneurs et entraîneuses sont priés de communiquer avec l’équipe de soutien à la clientèle de Sterling Talent Solutions à support@mybackcheck.com ou de téléphoner au 1-877-455-6730.
R. Une VSV est un processus particulier qui est décrit dans la Loi sur le casier judiciaire. Ce processus comprend une recherche du répertoire national des casiers judiciaires du Canada, des informations de police locale dans plusieurs banques de données et de la base de données des délinquants sexuels réhabilités. L’expérience vécue par les candidats ou candidates lors du processus de VSV variera selon l’autorité consultée en matière de coûts, de délais et même si le service de police acceptera d’effectuer ce type de vérification.
R. La base de données des délinquants sexuels réhabilités est un petit sous-ensemble du répertoire national des casiers judiciaires visant environ 13 000 individus qui ont obtenu une suspension de casier (autrefois connu sous le nom de pardon) à la suite d’une infraction sexuelle. Les informations contenues dans cette base de données ne peuvent être dévoilées qu’à la suite d’une demande de VSV. Si un casier judiciaire est retrouvé, le ou la ministre de la Sécurité publique déterminera s’il doit être rendu public.
R. L’organisation requérante déterminera en dernier lieu si un candidat ou une candidate requiert une VSV. La décision d’exiger une VSV dépendra du besoin d’effectuer une recherche d’infraction à caractère sexuel. Cette recherche est la seule recherche qui n’est pas comprise dans la E-PIC. Si un candidat ou une candidate œuvre dans le secteur vulnérable (c.-à-d. avec des enfants, des personnes âgées ou avec handicap), l’organisation pourrait requérir une VSV afin d’effectuer une recherche concernant les infractions à caractère sexuel. Toutefois, nous recommandons aux organisations de réviser leurs exigences actuelles en matière de VSV et les lignes directrices suivantes devraient être considérées :
R. Selon les politiques en vigueur au Canada, seul votre service de police local peut effectuer une VSV.
R. Pour toute question concernant ses services, nous demandons aux entraîneurs et entraîneures de communiquer avec l’équipe de soutien à la clientèle de Sterling Talent Solutions à support@mybackcheck.com ou de téléphoner au 1-877-455-6730.
R. Vous pouvez obtenir des renseignements concernant la vérification de dossier judiciaire international en communiquant avec Sterling Talent Solutions.
Iain Murray | DIRECTEUR NATIONAL DES VENTES
Cel: 604.789.7131 | Ligne directe: 604.455.5614 | Ligne directe: 1-866-455-5840
Iain.Murray@sterlingts.com | pages.sterlingbackcheck.ca
Le délai de traitement et les coûts varient selon le pays où est faite la demande d’information.
R. Pour créer un compte pour un club ou une organisation de tennis sous la bannière du Tennis au Canada et ainsi bénéficier du tarif préférentiel de 25 $ (taxes en sus), veuillez remplir le formulaire d’ouverture de compte en ligne. Sterling Talent Solutions communiquera avec vous en moins de 24 heures pour créer votre compte.
Coordonnées pour créer un compte avec Sterling Talent Solutions :
Iain Murray | DIRECTEUR NATIONAL DES VENTES
Cel: 604.789.7131 | Ligne directe: 604.455.5614 | Sans frais: 1-866-455-5840
Iain.Murray@sterlingts.com | pages.sterlingbackcheck.ca
R. Le partenariat conclu entre Sterling Talent Solutions et l’ACE offre aux organisations sportives adhérentes le meilleur prix sur le marché.
R. Non. Lorsque votre organisation sportive a adhéré au programme, votre page de renvoi a été mise à jour pour que vous bénéficiiez du tarif préférentiel de 25 $ (taxes en sus). Toutes les autres informations sont inchangées.
R. Il est possible de profiter du tarif préférentiel de 25 $ (taxes en sus) en passant par la page d’accueil du Tennis au Canada accessible par le site Web de l’association provinciale ou celui de l’APT.
R. Envoyez un courriel à Sterling Talent Solutions à support@mybackcheck.com ou téléphonez au 1-877-455-6730.
Sterling Talent Solutions helps more than 20,000 customers across the globe hire and retain the best people. From small local businesses to Fortune 100 and FTSE 100 companies, we deliver over 20 million background checks annually with confidence, efficiency and compliance. Our customers leverage our services to protect their brands, assets and employees around the world. Visit pages.sterlingbackcheck.ca for more info.
Sterling Talent Solutions aide plus de 20 000 clients dans le monde entier à embaucher et à retenir les meilleurs talents. Des petites entreprises locales aux grosses sociétés du Fortune 100 et du FTSE 100, nous effectuons chaque année plus de 20 millions de vérifications d’antécédents avec confiance et efficacité, en toute conformité. Nos clients utilisent nos services afin de protéger leur image de marque, leurs actifs et leurs employés dans le monde entier. Visitez pages.sterlingbackcheck.ca/ca-fr pour plus de renseignements.