Step by Step Guide
Guide étape par étape

Completing Individual Background Checks and/or
Setting up your Organization’s Account to Manage Background Checks

The Tennis Professionals Association (TPA), through the Coaching Association of Canada (CAC), has partnered with Sterling Talent Solutions (Sterling) to offer a convenient, affordable, customizable and secure online background check process. This service is accessible through Sterling’s designated Tennis in Canada landing page available on i) your PTA website or ii) the TPA website.

There are generally three types background checks available in Canada. Sterling’s preferred rate applies to the second tier Check, the Enhanced Police Information Check (E-PIC). The E-PIC goes beyond a standard Canadian criminal record check by including additional searches of local police information.

To complete your Enhanced Police Information Check (E-PIC) or to set up an account for your Club/ Organization, follow the step-by-step instructions provided below.


Step-by-Step Instructions

FOR CLUBS/ ORGANIZATIONS

  • From your PTA website (Coaching or Clubs tab) or the TPA website (Coaching in Canada or Member Benefits tab), access Sterling’s designated Background Screening webpage for Tennis in Canada
  • Choose “Register your Club/Organization”
  • Complete the My BackCheck Account Setup Form for Organizations
    (there is no cost to your club/organization to set up your myBackCheck account. You will only complete this form once and it just takes a few minutes.)
  • Click ‘Submit’

Within 48 hours of completion, your Sales Contact at myBackCheck, Iain Murray, will contact you. Iain will confirm the details of your account. You may also contact Iain directly by Phone: 604.455.5614 or Email: Iain.Murray@sterlingts.com.

  • Once your account is confirmed, you will receive your username and password link for ‘myBackCheck.com’. You can now login to the myBackCheck.com website and begin sending invitations to individuals connected with your organization (i.e. staff, volunteers, full-time coaches, contract workers) to complete their checks.
  • When an invitation is sent, the Individual receives an email invitation to register their Check
  • Your organization will have the option to pay for Individual background checks or indicate that the cost will be applicant paid. The discounted fee is available regardless of which party pays for the Check.
  • Your myBackCheck.com account will track all individual Checks connected to your club/ Organization. Your account is automatically updated when Checks are complete.

**Note: You may invite individuals to register a Check directly from your organization’s myBackCheck.com account. Alternatively, individuals may register through the Tennis in Canada landing page and choose to share their Check with your organization. Either way, the Check will be available for viewing from your myBackCheck.com account.

Your screening package provides a discounted rate of $25 for the Enhanced Police Information Check (E-PIC), as well as, a centralized location to manage and track all individual background checks initiated by or shared with your organization. The discounted rate can be paid by your organization or passed onto the applicant. Your organization will be invoiced monthly for any background checks that you choose to cover.

FOR INDIVIDUALS

A. Ensure your Check is registered under the correct province
**skip this step if an organization has sent you a direct email invitation

  • From your PTA website (Coaching or Clubs tab) or the TPA website (Coaching in Canada or Member Benefits tab), access Sterling’s designated Background Screening webpage for Tennis in Canada
  • Choose “Complete My Check”
  • From the drop-down menu, choose your province/ tennis association
  • If prompted, choose your location or role
  • Click ‘Complete my Check’

B. Create your my BackCheck.com account

  • Whether you are beginning your Check through the Tennis in Canada landing page or from a direct email invitation from a tennis organization, you will be directed to the myBackCheck.com website:
    1. Login to myBackCheck.com and proceed to Section C. If you do not have a myBackCheck a/c,
      • Click ‘Register Here’
      • Complete all of the required fields on the myBackCheck account form and hit ‘Register’
      • Check your Email: you will receive an email with a link to activate your account.

C. Complete your Check

  • Step 1: Once logged into myBackCheck.com, you will be asked to enter your Identity Information
    • Complete all required fields
    • You will be prompted for payment by Visa or Mastercard unless a requesting organization has arranged to pay for your Check
    • Click ‘save’ and continue to step
  • Step 2: Disclosure of Criminal Records
    • Complete required fields to disclose any previous criminal convictions
    • Click ‘save’ and continue to step
  • Step 3: Review and Consent
    • Confirm that the information you provided is accurate
    • Agree to the consent and terms of use
    • Click ‘save’ and continue to step 4
  • Step 4: Verify your Identity:
    Identity verification is mandatory for all Criminal Record Checks in Canada. This is not a credit check and will not affect your credit rating in any way. 90% of candidates will verify their ID online successfully. The remaining 10% can proceed with traditional ID verification – please see FAQs for further instructions.
    • Check box to provide consent to TransUnion Authentication
    • Click ‘Continue to Identity Challenge Questions’
    • You will see the following message: “Please complete this form in one sitting and do not click the ‘back’ button during the exam.”
    • Click ‘Continue’
    • Answer the individual questions to confirm your identity
    • Once complete, you will see a message that reads:
      “Your Criminal Check is now processing. Thank you! You have successfully verified your identity with TransUnion Authentication.”
    • Click ‘myAccount’. Your status will read “Sent to Police”. You will receive an email notification when your Check is available (one business day)

D. Viewing and Sharing your Results

  • Once your Check is complete, it is always accessible through your myBackCheck.com account
  • If you were invited to complete a Check by an organization, your Check will automatically be shared with the requesting organization
  • If you initiated your own Check, then you will be able to share your Check as many times as you like for FREE by i) sharing with any organization registered on myBackcheck.com or ii) inviting an organization to join for free and view your Check.

For Troubleshooting or more information, please see FAQs or contact Sterling Talent Solutions at support@myBackCheck.com, 1-877-455-6730

Demander une vérification personnelle de casier judiciaire ou pour créer un
compte pour une organisation afin de gérer les vérifications de casiers judiciaires

L’Association des professionnels du tennis (APT), par l’entremise de l’Association canadienne des entraîneurs (ACE), a formé un partenariat avec Sterling Talent Solutions (Sterling) pour offrir un processus en ligne de vérification des antécédents pratique, abordable, personnalisé et sécuritaire. Ce service est accessible à partir de la page d’accueil de Sterling du Tennis au Canada sur i) le site Web de votre association provinciale de tennis et ii) sur le site Web de l’APT.

Au Canada, il existe trois types de vérification de casier judiciaire. Le tarif préférentiel de Sterling s’applique à la version améliorée de la vérification des antécédents judiciaires (E-PIC). Ce service va au-delà d’une vérification de casiers judiciaires canadiens en incluant des recherches des informations des autorités locales.

Pour demander une E-PIC ou pour créer un compte pour votre club/organisation, nous vous invitons à suivre les directives suivantes.


Instructions détaillées

POUR LES CLUBS/ORGANISATIONS

  • Du site Web de votre association provinciale (onglet Entraîneurs) ou du site Web de l’APT (onglet Entraîner au Canada ou Avantages), accédez à la page Web de vérification des antécédents de Sterling pour le Tennis au Canada.
  • Cliquez sur « Enregistrez votre organisation ».
  • Remplissez le formulaire My BackCheck Ouverture de compte pour les organisations (il n’y a aucun frais pour créer un compte myBackCheck. Vous n’aurez à remplir ce formulaire qu’une seule fois et cela ne prend que quelques minutes.)
  • Cliquez sur « Soumettre ».

Dans les 48 heures suivant votre demande, Iain Murray, votre personne-ressource à myBackCheck, communiquera avec vous. Iain confirmera alors les détails de votre compte. Vous pouvez également communiquer avec Iain par téléphone au 604-455-5614, ou par courriel à Iain.Murray@sterlingts.com.

  • Lorsque l’ouverture de votre compte sera confirmée, vous recevrez un nom d’usager et un mot de passe pour « myBackCheck.com ». Vous pourrez alors ouvrir une session sur le site Web myBackCheck.com et commencer à envoyer des invitations aux personnes liées à votre organisation (par exemple : personnel, bénévoles, entraîneurs à plein temps, travailleurs autonomes) afin qu’elles puissent demander une vérification.
  • Lorsqu’une invitation est envoyée, la personne reçoit une demande par courriel pour enregistrer sa vérification.
  • Votre organisation pourra décider de payer pour les vérifications d’antécédents ou indiquer que cette vérification se fera aux frais du requérant. Dans chacun des cas, le tarif préférentiel sera en vigueur.
  • Votre compte myBackCheck.com assurera un suivi de toutes les vérifications liées à votre club/organisation. Votre compte sera automatiquement mis à jour lorsqu’une vérification sera terminée.

**N. B. Vous pouvez inviter des personnes à demander une vérification directement du compte

Votre forfait de vérification vous offre un tarif préférentiel de 25 $ pour l’E-PIC ainsi qu’un emplacement centralisé pour gérer et faire le suivi des vérifications initiées par votre organisation ou partagées avec elle. Votre organisation peut se prévaloir du tarif préférentiel ou en faire profiter les requérants. Votre organisation recevra une facture mensuelle pour les vérifications qu’elle aura choisi de payer.

myBackCheck.com de votre organisation. Autrement, les personnes peuvent s’enregistrer à partir de la page d’accueil de Sterling du Tennis au Canada et choisir de communiquer leur vérification à votre organisation. D’une façon ou d’une autre, vous pourrez consulter la vérification à partir de votre compte myBackCheck.com.

POUR REQUÉRANTS

A. Assurez-vous que votre vérification est inscrite dans la bonne province.
**ignorez cette étape si vous avez reçu une invitation par courriel de l’organisation.

  • Du site Web de votre association provinciale (onglet Entraîneurs) ou du site Web de l’APT (onglet Entraîner au Canada ou Avantages), accédez à la page Web de vérification des antécédents de Sterling pour le Tennis au Canada.
  • Choisissez « Démarrer ma vérification »
  • Dans le menu déroulant, choisissez votre province/organisation et cliquez sur « Commencer »
  • Si vous y êtes invité, choisissez votre lieu ou votre rôle
  • Cliquez sur « Démarrer ma vérification! ».

B. Créez votre compte myBackCheck.com

  • Que vous commenciez votre vérification à partir de la page d’accueil de Sterling du Tennis au Canada ou d’une invitation d’une organisation de tennis, vous serez redirigé vers le site Web myBackCheck.com :
    1. Ouvrez une session dans myBackCheck.com et allez à la section C. Si vous n’avez pas de compte myBackCheck,
      • Cliquez sur « Inscrivezvous ici ».
      • Remplissez tous les champs obligatoires du formulaire et cliquez sur « Enregistrement ».
      • Vérifiez vos courriels : vous recevrez un courriel contenant un lien pour activer votre compte.

C. Terminez votre vérification

  • 1re étape : Lorsque vous aurez ouvert une session dans myBackCheck.com, vous devrez fournir les renseignements concernant votre identité
    • Remplissez tous les champs obligatoires
    • Vous serez invité à payer par Visa ou MasterCard à moins que l’organisation qui vous a invité à demander une vérification ait pris les mesures nécessaires pour payer
    • Cliquez sur « Sauvegarder et continuer à l’étape 2 »
  • 2e étape : Déclaration des infractions criminelles
    • Remplissez les champs obligatoires afin de divulguer toute condamnation criminelle antérieure
    • Cliquez sur « Sauvegarder et continuer à l’étape 3 »
  • 3e étape : Révisez et acceptez
    • Confirmez que les renseignements fournis sont exacts
    • Acceptez le consentement et les conditions d’utilisation
    • Cliquez sur « Sauvegarder et continuer à l’étape»
  • 4e étape : Vérifiez votre identité
    La vérification de l’identité est obligatoire pour toutes les vérifications de casier judiciaire au Canada. Ceci n’est pas une vérification de crédit et n’aura aucune incidence sur vote cote de solvabilité. 90 pour cent des candidats peuvent vérifier leur identité avec succès en ligne. Les autres 10 pour cent doivent procéder à une vérification d’identité conventionnelle — veuillez consulter la FAQ pour obtenir plus de détails.
    • Cochez la case pour donner votre consentement à Authentification TransUnion
    • Cliquez « Continuer avec les questions d’identité »
    • Vous verrez le message suivant : « Veuillez compléter ce formulaire et évitez de cliquer sur le bouton de retour durant l’examen. »
    • Cliquez sur « Continuer »
    • Répondre aux questions afin de confirmer votre identité
    • Lorsque vous aurez terminé, vous verrez le message suivant :
      « Votre vérification de casier criminel est maintenant en cours! Merci ! Vous avez réussi à vérifier votre identité avec succès en utilisant Authentification TransUnion. »
    • Cliquez sur « Retourner à mon compte ». Votre statut sera « En traitement ». Vous serez avisé par courriel lorsque votre vérification sera prête (un jour ouvrable).

D. Consultation et partage de vos résultats

  • Lorsque votre vérification est terminée, elle sera toujours accessible par votre compte myBackCheck.com
  • Si une organisation vous a invité à demander une vérification, elle sera automatiquement transmise à cette organisation
  • Si vous êtes l’initiateur de cette vérification, vous pourrez la transmettre GRATUITEMENT autant de fois que le voulez en i) la partageant avec l’organisation inscrite à myBackcheck.com ou en ii) invitant une organisation à s’inscrire gratuitement et à consulter votre vérification.

Pour résoudre des problèmes ou pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter la FAQ ou communiquer avec Sterling Talent Solutions à support@myBackCheck.com, 1-877-455-6730

About Sterling Talent Solutions

Sterling Talent Solutions helps more than 20,000 customers across the globe hire and retain the best people. From small local businesses to Fortune 100 and FTSE 100 companies, we deliver over 20 million background checks annually with confidence, efficiency and compliance. Our customers leverage our services to protect their brands, assets and employees around the world. Visit www.sterlingtalentsolutions.ca for more info.

À propos de Sterling Talent Solutions

Sterling Talent Solutions aide plus de 20 000 clients dans le monde entier à embaucher et à retenir les meilleurs talents. Des petites entreprises locales aux grosses sociétés du Fortune 100 et du FTSE 100, nous effectuons chaque année plus de 20 millions de vérifications d’antécédents avec confiance et efficacité, en toute conformité. Nos clients utilisent nos services afin de protéger leur image de marque, leurs actifs et leurs employés dans le monde entier. Visitez www.sterlingtalentsolutions.ca/ca-fr pour plus de renseignements.